Любое предприятия стремится к росту прибыли. Достичь этого можно двумя путями – увеличением доходов или снижением расходов. К сожалению, второй вариант в российской управленческой практике не получил достойного применения. Хотя опыт некоторых зарубежных компаний показывает, что при правильном подходе к данной проблеме можно достичь такого уровня сокращения расходов, при котором прибыль предприятия возрастает на 15-20 %.
При этом одним из основных направлений подобной экономии специалисты называют контроль расхода топлива. Для многих современных крупных предприятий затраты на транспортное обеспечение составляют значительную часть бюджета. Причем, как показывает статистика и некоторые исследования, порядка четверти средств, направляемых на закупку ГСМ, уходят в пустоту, то есть, попросту расхищаются. В связи с этим задача организации жесткого и грамотного контроля за использованием топлива на сегодняшний день приобретает невероятную актуальность, так как правильно налаженный процесс позволяет добиваться значительной экономии средств.
Итак, чтобы разобраться в том, как же можно сэкономить на топливе, нужно внимательно изучить всю цепочку должностных лиц и инстанций, задействованных в данном бизнес-процессе. Это:
Определенные меры, направленные на предотвращение воровства и, как следствие, снижение расходов, можно предпринять на каждом из указанных этапов.
Руководящее звено предприятия
Если говорить о руководстве крупных компаний, то здесь главная проблема заключается в отсутствии тщательно разработанных мер контроля за использованием ГСМ. Чаще всего, это результат недальновидности начальства, которое считает данный вопрос второстепенным и потому не уделяет его решению достаточно внимания. Как правило, в таких случаях на предприятии полностью отсутствует регламент учета расхода топлива, не прописана процедура списания ГСМ.
Одна из самых распространенных ошибок – завышенные нормы расхода топлива, что дает недобросовестным работникам возможность проворачивать свои комбинации. Порой интервал между средним уровнем расхода бензина в регионе и нормой, установленной на конкретном предприятии, достигает 15-20 %. Такой «зазор» в сочетании с отсутствием должного контроля создает отличные условия для расхищения топлива.
Один из вариантов решения проблемы – создание специальной рабочей группы, в задачу которой должен входить системный учет расхода топлива, аналитическая проверка путевых листов, а также сопоставление их с данными заправочных ведомостей. Все это позволяет выявлять нарушения и своевременно принимать меры по предотвращению воровства.
Бухгалтерский учет
В данном секторе главной проблемой являются процедура списания ГСМ, в ходе которой допускаются многочисленные нарушения. В частности, не ведется сверка путевых листов и заправочных ведомостей. Между тем, простое сопоставление этих документов помогает выявить случаи систематического хищения топлива. Таким образом, для решения проблемы необходимо разработать регламент проверки связанной с ГСМ отчетности и выработать систему критериев, с помощью возможно выявление допущенных нарушений.
Заказчик
Роль заказчика в описываемом процессе сводится к подписанию путевых листов, которые содержат информацию об использовании техники во время проведения работ. При этом заказчик никак не заинтересован в экономии ГСМ, а потому проверять достоверность данных ему нет смысла. Подобное положение дел развязывает руки недобросовестным работникам транспортного предприятия. Здесь надо заметить, что подделка путевых листов, заполнение их заведомо завышенными цифрами, на сегодняшний день является основным способом хищения топлива. Поэтому борьбе с данным явлением следует уделять особое внимание.
Одна из наиболее распространенных ошибок, которые допускаются при списании ГСМ, заключается в принятии единой нормы расхода для всех видов работ. Как правило, за основу для расчета берется либо 1 час работы, либо 1 км пробега. При этом совершенно не учитываются такие обстоятельства, как режим работы и степень нагрузки на двигатель.
Между тем, расход топлива очень сильно зависит от данного фактора. Статистика показывает, что на пике допустимых нагрузок, когда потребление ГСМ является максимальным, агрегаты эксплуатируются лишь небольшую часть рабочего дня. Значительную долю времени составляет движение к месту расположения объекта, подготовительные мероприятия и даже простой. При этом расчет израсходованного ГСМ для всех этих режимов ведется по единой норме, которая к тому же, чаще всего, оказывается завышенной.
В связи с этим предприятиям рекомендуется разрабатывать более дифференцированные путевые листы. Целесообразно разбивать указанные в них данные на несколько разделов: пробег, работа под нагрузкой и т.д. Это поможет более точно определять расчетный расход топлива.
Однако, при таком подходе на первый план опять выходит вопрос достоверности внесенных в путевой лист данных. Как уже говорилось, заказчику, который подписывает данный документ, тем самым подтверждая правильность зафиксированной в нем информации, безразлично, сколько ГСМ спишет водитель и какой убыток в результате понесет компания, предоставившая в его распоряжение спецтехнику. Для заказчика главное, чтобы была выполнена работа, за которую он платит. Все остальное – не его головная боль. Поэтому для самого предприятия первостепенной задачей должна стать организация постоянного контроля правильности и точности заполнения путевых листов.
Решить проблему можно двумя способами. Самый простой, но вместе с тем затратный – ввести в штате дополнительную должность контролера, который будет следить за работой техники на каждом участке и по результатам наблюдений заполнять журнал, данные которого впоследствии позволят выявить приписки водителей.
Другой вариант – установка на автомобили специальных датчиков, автоматически передающих информацию о режиме работы техники на головной компьютер. Внедрение в практику подобного решения потребует от компании некоторых расходов и времени на отладку процесса, зато результат превзойдет все ожидания и позволит не только сократить объемы хищения, но также значительно упростить саму процедуру контроля при том, что она станет намного более эффективной.
Диспетчерская служба
Основной вид нарушения на данном этапе использования ГСМ – выписка бланков задним числом, повторная нумерация путевых листов и т.д. В существующих реалиях решить данную проблему не так просто. Это требует введения строжайшего регламента, контроля нумерации бланков, надзора за их использованием и прочих мер обработки отчетной документации.
Значительно облегчить решение подобной задачи помогает введение в процесс персональных компьютеров, а также специальных информационных систем учета. Когда процесс выписки путевого листа и топливной карты полностью автоматизирован и возможность влияния человеческого фактора на результат работы сведена к минимуму, поле деятельности для потенциальных махинаторов существенно сужается. Предприятию же это помогает экономить солидные средства.
Автозаправочная станция
Набор приемов, которыми пользуются операторы АЗС для хищения ГСМ, весьма широк. Наиболее распространенным является подделка заправочных ведомостей путем проставления в них неверного номера путевого листа. Подобные нарушения легко выявляются путем периодических проверок отчетности.
Основная мера борьбы – ужесточение административного наказания для нарушителей дисциплины. Однако, чтобы подобные санкции не стали предметом проблем для самого предприятия, необходимо четко прописывать возможность их применения в трудовом договоре и других документах, которые регламентируют деятельность заправщиков АЗС.
Еще один довольно распространенный способ хищения – указание в путевом листе количества топлива, заниженного или, наоборот, завышенного по сравнению с фактическим объемом заправленного бензина. Предотвратить подобные случаи можно только при помощи специальной контрольной автоматики.
Выбор подобных средств на сегодня очень большой, стоимость не высока, установка на заправочные механизмы происходит быстро, так что процесс переоборудования АЗС проходит вполне безболезненно для предприятия и не требует остановки работы на длительный срок. При этом ужесточение контроля позволяет заметно сократить расход бензина, благодаря чему затраты на внедрение автоматизированных средств очень быстро окупаются.
Следует отметить, что махинации возможны не только на уровне рядовых сотрудников АЗС. Часто различные схемы обмана выстраивают целые компании, занимающиеся заправкой автопарка транспортных предприятий. Примером здесь может служить использование коэффициента плотности. Суть такова, что в заправочных ведомостях объем топлива указывается в литрах, тогда как в предъявляемых для оплаты счетах – в килограммах. При этом пересчет одной размерности в другую производится с использованием того самого коэффициента плотности.
Естественно, что потребитель не имеет возможности проверить указанный компанией-заправщиком коэффициент. Так, анализ отчетности показывает, что у одной и той же компании в разных заправочных ведомостях фигурирует коэффициент плотности, величина которого колеблется в очень широком диапазоне – от 0,827 до 0,845. Подобный коридор открывает широкие возможности для обсчета потребителя. При этом установить реальный уровень плотности практически невозможно, поскольку он зависит от многих факторов, в том числе, от текущей температуры окружающей среды, погодных условий и т.д. То есть вполне возможна ситуация, при которой еще вчера коэффициент плотности топлива был одним, а уже сегодня он изменился. Причем смещение всего на несколько сотых при больших объемах заправки может обернуться огромной недостачей.
Поэтому, заключая договор на долгосрочное обслуживание, следует настаивать на том, чтобы количество заправленного и оплаченного бензина измерялось в одной и той же размерности.
Заправщики удаленной техники
Нередки случаи, когда спецтехника используется на удаленных объектах. В таких обстоятельствах предприятие получает топливо по особой схеме с использованием автомобилей-заправщиков. При этом учет поставленных таким образом объемов ведется на стороне получателя, то есть транспортной компании. Главная беда таких схем в том, что наладить контроль действий заправщиков и водителей очень сложно.
Наиболее распространенными нарушениями, так же, как и в предыдущем случае, являются завышение указанных в документах объемов топлива по сравнению с фактически отпущенным количеством, манипуляции с коэффициентом плотности, а также откровенные нарушения норм существующего регламента. В последнем случае заправщики УТТ не вписывают дату заправки, намеренно искажают нумерацию путевых листов, тем самым создавая дополнительные трудности для организации контроля.
В качестве противодействия подобным явлениям хорошо зарекомендовали себя регулярные детальные сверки документации в сочетании с периодическими выборочными проверками отчетности. Одновременно с этим весьма эффективным средством наведения порядка становится введение мер дисциплинарного взыскания за каждый факт неправильного заполнения заправочных ведомостей.
Водители
Как правило, водители действуют в сговоре с операторами АЗС или другими должностными лицами, в обязанности которых входит контроль расхода ГСМ. Поэтому в большинстве случаев введение описанных выше мер сказывается и на водителях, значительно сокращая возможности махинаций. Еще одна уловка – занижение фактического уровня заполнения баков на конец рабочего дня. При этом для подделки отчетности искажается реальный пробег, приписываются десятки километров, которые в действительности пройдены не были. В итоге, топливо списывается согласно средним нормам расхода на 100 км пробега, расчеты показывают, что в баке должно остаться, к примеру, 20 л бензина, а на самом деле там 40-45 литров. Разница, естественно, уйдет в карман злоумышленника.
Бороться с подобными приписками можно по двум направлениям:
В первом случае главный вопрос – дисциплина. Ведь часто возможность манипулировать остаточными объемами топлива у водителей появляется благодаря тому, что многие контролеры недобросовестно выполняют свои обязанности. Поэтому в трудовых договорах следует предусматривать ответственность должностных лиц за допущенную халатность.
Сложности контроля маршрута и реальной задействованности спецтехники уже обсуждались выше. При традиционных методах ведения документации и ее сверки порой невозможно проверить достоверность указанных данных. Особенно большие сложности возникают в том случае, если имеется сговор между водителем и представителем заказчика, который подтверждает приписанные часы работы или неверный маршрут движения. Решить данную проблему помогает использование электронных средств контроля и современных программных продуктов, внедрение которых позволяет наладить постоянный контроль передвижения и использования транспортных средств.
Вышеизложенный материал показывает, что в расхищении ГСМ могут быть задействованы самые разные уровни управленческой структуры предприятия – от простых водителей до руководства отдельных подразделений. В связи с этим снижение расходов топлива представляется весьма сложной задачей, решить которую можно только посредством комплексных мер. Они должны включать в себя ужесточение контроля, наведение порядка в вопросах регламента и его соблюдения на разных этапах использования и списания ГСМ, выведение серьезной дисциплины и ответственности должностных лиц.
При этом большие перспективы открывает внедрение современных технологий, которые помогают наладить эффективный и постоянный контроль движения топлива, более точно определять маршруты движения транспортных средств и т.д. Так, к примеру, использование датчиков контроля топлива позволяет ощутимо снизить его расходы и, соответственно, обеспечивает предприятию дополнительную экономию средств. Многие руководители, на предприятиях которых применяются подобные технологии, уже успели оценить их эффективность.
Наша компания работает по принципу одного окна: вы можете заказать и услуги и приорести оборудование в одном месте
Разделы
